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干练者的办公桌上「什幺都不放」

干练者的办公桌上「什幺都不放」

能者的资料只有「一张图表+一句具说服力的话」

我有个习惯,就是会把文件堆在办公桌右侧,因此桌上经常有座高达三十公分的文件山(笑)。

而且,这些文件资料也没有排列整齐,只是杂乱堆叠,所以随时都有可能发生雪崩。要说这全部都是必要文件吗?也不是,而是处于一种「总之先放着」的状态,到了年终,给办公桌来个大扫除时就会发现,其实几乎都是不要的文件。

所以,行销人员S君甚至还说:「后田的办公桌好像梦之岛(东京都的垃圾掩埋场)喔!就是因为办公桌上堆满文件,所以工作才这幺慢唷!」

S君是个平均每週都要提三个新案子的当红行销人员。行销部门是企业的核心,需要不断进行市场调查,所以手边应该随时都有几十页、几百页的调查资料。

然而,他的办公桌上却什幺都没有。他习惯把文件整理得条理分明,好方便随时取出需要的资料。同时,也不摆放任何会分散注意力的东西,让办公桌的功能极尽单纯化。

而S君所製作的提案资料也是「简单得有如地平线一般」。

过去,曾经有一位外商客户对我说:「日本的行销人员,都喜欢在一张投影片上塞进好多资讯。难道不能表现得再一目了然些吗?」关于这点,S君的企划书就堪称是理想形式。因为,S君在一张投影片上只会放上「一张图表+一句具说服力的话」,就好像读给小孩听的「纸偶戏」一样。

丢的基準是,文件三个月、电子邮件一个月

「地平线理论」就是将办公桌比拟为「地平线」的理论。干练者的桌上什幺都不放,看起来就像地平线一样平坦。

我踏入社会、成为一个上班族,至今也有十七个年头了。我的观察是,干练者的办公桌都收拾得非常乾净,无一例外。

为了让办公桌变成「地平线」,就不能累积任何物品和文件。我的习惯是,三个月内都没有拿起来看的文件就毫不犹豫的丢掉。三个月内都没有拿起来看,就意味着「就算没了,对工作与生活也没有影响」。我实践这项「三个月原则」已经超过十年了,从未发生过因为丢掉文件而深感困扰的情况。

同样的,我也不在电子信箱的收信匣里累积邮件。电子邮件的丢弃基準是「一个月」。一个月内都没有再打开来看的电子邮件,我就会直接丢到垃圾桶里。

摘自《谷底翻身的38个诀窍》

干练者的办公桌上「什幺都不放」

数位编辑整理:陈子扬
Photo:pixabay,CC0 Licensed.

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